10 dicas para se tornar o melhor assistente administrativo
junho 30, 2022O trabalho de um assistente administrativo envolve muito mais do que atender telefonemas e organizar agendas. Os assistentes executivos são, na verdade, uma peça-chave em qualquer empresa, garantindo que todos os detalhes sejam atendidos para que o trabalho seja realizado com sucesso.
Se você está se perguntando como ser o melhor assistente administrativo, quais habilidades são necessárias para se destacar em um trabalho de assistente administrativo e como desenvolver habilidades de assistente administrativo, continue lendo para descobrir todas as respostas para essas perguntas.
Quais são as boas habilidades para um assistente administrativo?
Os assistentes administrativos desempenham uma função de suporte, o que significa que eles precisam de um conjunto de habilidades diferentes para realizar seu trabalho com sucesso. Desde organizar o escritório até gerenciar agendas, marcar reuniões e se comunicar em nome dos executivos da empresa, algumas das habilidades mais importantes necessárias são definitivamente habilidades organizacionais e de comunicação.
No entanto, isso pode soar um pouco genérico demais. Como os assistentes executivos executam tarefas muito diferentes e coordenam diferentes departamentos, pode ser necessário um conjunto de habilidades diferente, dependendo do trabalho. Vamos entrar em detalhes sobre quais são boas habilidades para um assistente administrativo na lista a seguir.
Como ser um ótimo assistente administrativo: 10 dicas
1. Trabalhe em suas habilidades tecnológicas
A tecnologia desempenha um papel fundamental no trabalho de qualquer assistente administrativo. Desde saber como usar diferentes navegadores até dominar aplicativos do Microsoft Office, como Excel, PowerPoint e Word, ou qualquer outro software relevante para o negócio em que você trabalha, seu conhecimento desses sistemas deve ser impecável. Se você está trabalhando em um setor específico, ajuda muito saber qual é o software mais usado e aprender a usá-lo.
2. Aperfeiçoe suas habilidades de comunicação
Os assistentes executivos são o elo entre os diferentes departamentos da empresa, bem como entre a empresa e seus clientes. Por isso, muitas vezes eles serão considerados a voz da empresa e, portanto, devem se certificar de que falam como tal.
Quer estejam escrevendo um e-mail ou falando ao telefone, sua gramática, tom e boas maneiras devem ser excelentes. Os profissionais administrativos também devem saber como adequar sua voz às interações com diferentes pessoas e, por último, mas não menos importante, ser bons ouvintes.
3. Gerenciamento de tempo mestre
Essa é uma habilidade administrativa muito importante a ser desenvolvida, pois sempre haverá muitas tarefas a serem executadas e muitos prazos a serem cumpridos. Outra razão pela qual é tão necessária é que os assistentes administrativos, como pessoa de apoio a diferentes funções, podem se deparar com um aumento repentino do volume de trabalho.
4. Aprenda a priorizar
Este está muito relacionado ao gerenciamento de tempo e gerenciamento de projetos. Quando o trabalho parece se multiplicar mais rápido do que você imagina e o tempo é restrito, saber priorizar se torna crucial. Priorizar também é importante ao gerenciar os calendários de outras pessoas e coordenar o escritório, ao mesmo tempo em que também tem sua própria lista de tarefas para fazer.
5. Aperfeiçoe suas habilidades de atendimento ao cliente
Dependendo da empresa, um cargo de assistente administrativo pode exigir que eles estejam em contato direto com os clientes. É por isso que os assistentes administrativos bem-sucedidos devem ser capazes de se comunicar com os clientes de forma eficaz e de acordo com os padrões da empresa. Ser um bom ouvinte, saber lidar com reclamações e ter excelentes habilidades verbais e escritas são cruciais para causar a melhor impressão nos clientes.
6. Preste atenção aos detalhes
Como seu trabalho geralmente é essencial para garantir que o escritório como um todo funcione adequadamente, a atenção aos detalhes é uma habilidade fundamental que qualquer assistente administrativo deve ter. Seja evitando e corrigindo erros gramaticais, processando dados ou organizando eventos, um erro pode ter um grande impacto.
7. Seja organizado
Outra característica dos grandes assistentes executivos é a capacidade de organizar seu trabalho, das funções que apoia e do escritório em geral. De agendas a prazos, reuniões e material de escritório, bons assistentes administrativos têm excelentes habilidades organizacionais e são capazes de se manter atualizados graças a sistemas organizacionais eficazes.
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8. Flexível e engenhoso
As coisas sempre podem mudar ou dar errado, é por isso que os assistentes executivos precisam estar sempre prontos para entrar e encontrar soluções para problemas inesperados. Essa é uma habilidade muito apreciada em ambientes de ritmo acelerado, onde a solução de problemas faz parte do trabalho diário. Ser capaz de fornecer soluções em momentos de necessidade permite que seus colegas de trabalho continuem com seu trabalho e evitem o risco de o negócio parar sempre que surgir um problema.
9. Ser capaz de trabalhar de forma independente
Os assistentes administrativos são ótimos membros de equipe, mas também devem ser capazes de se apropriar de diferentes tarefas que possam surgir e realizá-las sem pedir ajuda.
Não estamos dizendo que um assistente administrativo nunca deve pedir ajuda, mas devido à natureza do trabalho e à ampla gama de tarefas que ele ajuda, muitas vezes haverá novos desafios a serem enfrentados. Ser capaz não apenas de apresentar soluções eficientes, mas também de executá-las de forma independente é um ativo muito valioso para qualquer função de assistente administrativo.
10. Saber coordenar um escritório
Os assistentes administrativos são muitas vezes também gerentes de escritório. Ser capaz de realizar multitarefas, antecipar-se, lidar com fornecedores, manusear equipamentos de escritório e ser o elo entre o escritório e o mundo externo são habilidades necessárias para se ter a cargo de coordenar um escritório inteiro.
Algumas das tarefas que os assistentes administrativos enfrentarão nessa área incluem o monitoramento dos níveis de estoque, pedidos de suprimentos, reservas de reuniões e eventos, organização de catering e reservas de viagens. Habilidades de organização e boas habilidades de resolução de problemas definitivamente ajudarão quando se trata de coordenar um escritório.
Embora muitas dessas habilidades possam ser desenvolvidas no trabalho por assistentes de nível básico, muitas delas são realmente exigidas de antemão nas descrições de trabalho. Às vezes eles podem ser adquiridos através da experiência de trabalho, enquanto outras vezes estão relacionados à personalidade de uma pessoa.
Quando se trata de educação, alguns trabalhos de assistente administrativo aceitam candidatos com diploma de ensino médio, enquanto outros exigem diploma de bacharel. De qualquer forma, é sempre melhor concluir alguma forma de treinamento profissional para desenvolver suas habilidades.
Fonte: https://pt.wikipedia.org/wiki/Administra%C3%A7%C3%A3o
